Häufige Abrechnungsfehler nach GebüH vermeiden – Abrechnungstipps für Heilpraktiker und Osteopathen

Ein sauberer, nachvollziehbarer Abrechnungsprozess ist für Heilpraktiker und Osteopathen entscheidend: fehlerhafte Rechnungen führen zu Ablehnungen, Rückforderungen und Einnahmeverlusten. In diesem Beitrag untersuchen wir die häufigsten Fehler bei der Abrechnung nach der Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH) und zeigen, wie Sie diese systematisch vermeiden. Dabei betrachten wir Kodierung und Leistungsbeschreibung, Dokumentationsanforderungen, formale Rechnungsfehler sowie organisatorische Maßnahmen wie Software und Kommunikation mit Kostenträgern. Ziel ist, Ihnen praktikable Werkzeuge an die Hand zu geben, damit Sie Ihre Abrechnungen rechtssicher, prüffest und wirtschaftlich optimiert gestalten können — ohne unnötige Komplikationen und mit klaren Handlungsschritten für den Praxisalltag.

Richtige Leistungszuschreibung und GebüH-Kodierung

Problem: Viele Heilpraktiker und Osteopathen verwenden falsche Leistungsnummern, unpräzise Leistungsbeschreibungen oder greifen unsystematisch zu Analogleistungen. Das führt zu Rückfragen, Leistungsablehnungen oder Kürzungen durch Kostenträger.

Falsche Codes und ungenaue Leistungsangaben

• Fehler: Auswahl einer zu allgemeinen GebüH-Position ohne therapeutische Begründung.
• Vermeidung: Halten Sie ein aktuelles GebüH-Verzeichnis bereit und prüfen Sie vor jeder Abrechnung, welche Positionsnummer die erbrachte Leistung exakt beschreibt. Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze, klinisch fundierte Leistungsbegründung auf der Rechnung.

Unsicherer Umgang mit Analogleistungen

• Fehler: Analogleistungen werden ohne Angabe des Vergleichs oder ohne Honorarrechtfertigung abgerechnet.
• Vermeidung: Dokumentieren Sie, welche GebüH-Position als Analogleistung herangezogen wurde und warum (z. B. keine passende Position vorhanden). Begründen Sie die Höhe des Honorars sachlich.

Dokumentation, Zeitangaben und therapeutische Begründung

Problem: Unvollständige Behandlungsdokumentation, fehlende Zeitangaben oder unklare Therapieziele schwächen die Prüfbarkeit und führen häufig zu Rückforderungen.

Behandlungsdauer und Abrechnungseinheiten korrekt erfassen

• Fehler: Zeitangaben fehlen, werden gerundet oder nicht belegbar dokumentiert.
• Vermeidung: Führen Sie eine nachvollziehbare Zeitdokumentation (Beginn/Ende, Pausen) und geben Sie die abgerechneten Einheiten mit Dauer auf der Rechnung an. Nutzen Sie Zeiterfassungs-Vorlagen oder Praxissoftware mit Stempelfunktion.

Therapeutische Begründung und Einverständnis

• Fehler: Abrechnung ohne dokumentierte Indikation, Therapieziele oder Einverständnis des Patienten.
• Vermeidung: Legen Sie für jede Rechnung kurz die therapeutische Indikation, angewandte Techniken und das Patienten-Einverständnis schriftlich fest. Das erhöht die Akzeptanz bei Kostenträgern und schafft Rechtssicherheit.

Formale Rechnungsanforderungen und steuerliche Aspekte

Problem: Rechnungen ohne vollständige Pflichtangaben, inkorrekte Steuerausweisung oder fehlende Honorarvereinbarungen können zu Ablehnungen oder steuerrichterlichen Nachteilen führen.

Pflichtangaben auf der Rechnung

• Fehler: Fehlende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Heilpraktiker-Bezeichnung oder Anschrift.
• Vermeidung: Nutzen Sie eine Checkliste für Rechnungen: vollständiger Name, Praxisadresse, Steuernummer/ID (falls erforderlich), Rechnungsnummer, Datum, detaillierte Leistungsangaben inkl. GebüH-Positionen, Betrag und Zahlungsziel.

Umsatzsteuer & steuerliche Besonderheiten

• Fehler: Falsche Ausweisung der Umsatzsteuer bei steuerbefreiten Heilbehandlungen oder fehlende Hinweistexte.
• Vermeidung: Prüfen Sie, welche Leistungen steuerfrei sind. Weisen Sie auf der Rechnung korrekt aus, wenn eine Leistung gemäß §4 Nr.14 UStG steuerfrei ist, oder führen Sie bei umsatzsteuerpflichtigen Zusatzleistungen die Steuer separat aus.

Prozesse, Software und Kommunikation mit Kostenträgern

Problem: Fehlende Standards in der Praxisorganisation, ungeeignete Software und mangelhafte Kommunikation mit Erstattungspartnern führen zu ineffizienten Nachforderungen und Zahlungsausfällen.

Praxis-Workflow und Abrechnungssoftware

• Fehler: Manuelle, fehleranfällige Erfassung ohne standardisierte Prüfmechanismen.
• Vermeidung: Implementieren Sie standardisierte Abrechnungs-Workflows: Eingabeprüfung, Plausibilitätschecks, automatisierte Rechnungs-Templates und Backups. Wählen Sie Software, die GebüH-Updates unterstützt und Behandlungszeiten präzise erfasst.

Kommunikation mit Versicherern und Nachforderungsmanagement

• Fehler: Reaktive statt proaktive Kommunikation; fehlende Begründungen bei Einreichungen.
• Vermeidung: Stellen Sie vollständige Behandlungsunterlagen mit Einverständniserklärungen beifigurlich bereit. Reagieren Sie strukturiert auf Ablehnungen: Prüfung, Nachreichung fehlender Dokumente mit Verweis auf GebüH-Positionen, ggf. fachliche Stellungnahme.

Praxis-Tipp: Führen Sie regelmäßige interne Abrechnungs-Checks (z. B. monatlich) durch oder lassen Sie Ihre Abrechnung extern auditieren. Schulungen für Ihr Team reduzieren Routinefehler nachhaltig.

Fazit: Ein systematischer Abrechnungsprozess, saubere Dokumentation und die richtige Nutzung der GebüH-Positionen sind die effektivsten Waffen gegen Ablehnungen und Rückforderungen. Kombinieren Sie technische Hilfsmittel, klare Workflows und fachlich begründete Leistungsbeschreibungen, um Abrechnungsprozesse prüffest und wirtschaftlich stabil zu machen.

Schlussfolgerung und konkrete Handlungsempfehlungen für Ihre Praxis

Zusammenfassend sind die Hauptursachen für Abrechnungsfehler nach GebüH: falsche oder unpräzise Kodierung, unvollständige Dokumentation, formale Mängel auf Rechnungen und fehlende organisatorische Prozesse. Für Heilpraktiker und Osteopathen empfiehlt sich ein vierstufiger Ansatz: 1) Nutzen Sie stets das aktuelle GebüH-Verzeichnis und begründen Sie Analogleistungen, 2) dokumentieren Sie Zeit, Indikation und Einverständnis lückenlos, 3) stellen Sie sicher, dass jede Rechnung alle Pflichtangaben und steuerlichen Hinweise enthält, 4) implementieren Sie standardisierte Workflows und geeignete Abrechnungssoftware. Mit regelmäßigen internen Checks oder externen Audits minimieren Sie Risiken, verbessern Liquidität und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Patienten und Kostenträger.

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